Mentre si sta ancora dibattendo su quale modello di lavoro (in ufficio, ibrido o remoto) dominerà le scene nei prossimi anni, è il momento di valutare il modo in cui i team trascorrono il proprio tempo, e di conseguenza la produttività e il benessere.
Per sopperire alla mancanza di riunioni in presenza, si è sviluppato il fenomeno del moltiplicarsi di videocall, forse compensative ma non sempre performanti.
I principali problemi di cui ci si lamenta sono:
- molti partecipanti
- convocazioni per motivi a volte futili
- assenza di programma
- mancanza di un conduttore
- obiettivi poco chiari o non definiti
Saturazione da meeting
Molti di noi stanno raggiungendo livelli di saturazione e di stress notevoli, anche perché una riunione necessita di tempo di preparazione, di svolgimento e di debriefing.
Il fatto è che poi bisogna anche lavorare e produrre risultati operativi.
Alcune aziende – come Shopify, Dropbox e Zapier – hanno fissato delle regole ben precise: giorni meeting free; numero massimo di partecipanti; numero massimo giornaliero.
E se provassimo a pensare in termini di meeting reset, ovvero revisione di tutti i meeting programmati per lasciare in calendario solo quelli effettivamente utili?
Tutti in riunione!
Un recente rapporto Microsoft ha rilevato che l’utente medio di Teams ha registrato un aumento del 252% del tempo di riunione settimanale dal febbraio 2020 e che le riunioni settimanali sono aumentate del 153% in tutto il mondo.
A confermare questa overdose di riunioni è anche uno studio citato da Quartz che suggerisce che ben un terzo delle riunioni presenti nei calendari dei lavoratori non siano necessarie.
Un’altra ricerca pubblicata sul Journal of Business Research ha evidenziato che nelle aziende in cui le riunioni sono state ridotte dell’80%, la produttività dei dipendenti è aumentata di quasi il 75%. Non solo, secondo lo stesso studio lo stress dei dipendenti è diminuito di oltre il 60%.
E l’attenzione va in stand by
Quello che vediamo accadere nelle riunioni online è che il livello di attenzione è molto basso rispetto a quelle in presenza, senza paragoni.
Allora tanto vale evitare di perdere tempo: meglio che partecipi chi è effettivamente coinvolto e può portare un contributo effettivo, basta agli ascoltatori per titolo e mansione.
Dal mio punto di vista, dare troppo spazio alle riunioni può avere un impatto negativo sulla collaborazione, sulla produttività e sullo sviluppo di una mentalità operativa.
Presenzialismo non vuol dire produttività
A volte i leader confondono la presenza delle persone alle riunioni con la loro produttività, l’attaccamento all’azienda, lo spirito di appartenenza.
La realtà è ben diversa anche per un motivo di carattere anagrafico.
Attualmente abbiamo fino a cinque generazioni completamente diverse nella forza lavoro.
· Traditionalist (da 76 a 99 anni).
· Baby Boomer (da 57 a 75 anni).
· Generation X (da 41 a 56 anni).
· Millennial (da 26 a 40 anni).
· Generation Z (25 anni o meno).
Uno stile per ogni generazione
Ogni generazione ha stili, modi di lavorare e preferenze diversi per l’approvvigionamento e la gestione delle informazioni.
Meglio allora lasciare ai team tempo sufficiente per il pensiero critico per risolvere problemi reali e passare da una cultura dei meeting a una cultura della collaborazione e del pensiero creativo.
Tips and Tricks
Ecco alcuni suggerimenti per dare ai membri del team più tempo per pensare.
• Ridurre e rispettare i tempi delle riunioni. Le riunioni di 30 e 60 minuti sono diventate la norma: ma se il tema richiede tempi differenti? La durata non è uno standard, semplicemente deve rispondere a un’esigenza. Si possono prevedere anche durate inferiori – ad esempio 20 o 45 minuti – per lasciare alle persone più tempo per pensare.
• Utilizzare media alternativi. Spesso è essenziale che i team ascoltino direttamente i leader aziendali, ma non sempre gli incontri prevedono interazione. In questo caso, brevi video – anche senza pretese professionali – potrebbero essere vantaggiosi perchè fruibili in qualsiasi momento.
• Stop alle riunioni a voce unica – Troppe riunioni sono condotte da una sola persona che magari parla per un’ora e con slide poco interessanti. La caduta di attenzione e coinvolgimento sono inevitabili.
Meglio ripensare alle riunioni come un momento di crescita e confronto tra i partecipanti e viverle in modo corale.
Sul tema si può fare molto: sia rivedendo i processi aziendali con dando ai dipendenti – con dei brevi corsi di formazione – degli strumenti per programmare, gestire e partecipare alle riunioni (in presenza e online) in modo più efficace e senza stress.
Laura Colombo
AD ETAss | Career and Digital Coach ICF and mBIT Certified | ex Forbes HR Council Editor | LinkedIn Partner | HR Communication | Employer Branding | Talent Acquisition
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